keskiviikko 2. marraskuuta 2016

Saatekirjeellä on väliä



Ei ole ihan yhdentekevää millaisen saatekirjeen lähetät kyselysi mukana. Saatekirjeen tehtävänä on kertoa millaisesta tutkimuksesta on kyse ja motivoida vastaajia vastaamaan kyselyyn. Saatekirjeen tehtävänä on myös poistaa turhia kyselyyn vastaamisen esteitä. Tällaisia esteitä voivat olla ajanpuute, kiinnostuksen puute, epäluulo tietojen käyttämistä kohtaan ja epävarmuus siitä, onko itsellä annettavaa kyselyyn. Kertomalla mitä tutkitaan ja miksi ja miten tietoja käytetään poistetaan epäluuloja tutkimusta kohtaan. Samalla voidaan myös herättää kiinnostusta tutkimusta kohtaan.


Muistilistaa saatteessa olevista asioista


Saatteessa on tärkeää kertoa mitä tutkitaan ja miksi, jotta vastaaja voi miettiä onko hän oikea henkilö vastaamaan kysymyksiin ja haluaako hän vastata. On myös tärkeää kertoa kuka tekee tai teettää tutkimuksen (henkilöiden ja organisaatioiden nimet) ja mihin tietoja käytetään. Kuten Kleemola (2011) toteaa, tutkimusetiikan pääperiaatteita on tutkittavan itsemääräämisoikeuden kunnioittaminen. Tutkittaville on annettava tutkimuksesta niin paljon tietoa, että he pystyvät tekemään informoidun ja vapaaehtoisuuteen perustuvan päätöksen osallistumisestaan.

Tämän lisäksi on myös hyvä kertoa ketkä on valittu vastaajiksi. Tämä voi selvitä jo puhuttelusta (esim. ”hyvät yhdistyksemme jäsenet”), mutta joissain tilanteissa on hyvä mainita tarkemmin, miten vastaajat on valittu ja mistä osoite on saatu.

Vastaamisen esteitä poistetaan kertomalla miten tietoja käytetään. Yleensä mainitaan, että tiedot ovat luottamuksellisia, eikä yksittäistä vastaajaa voi tunnistaa. Jos on arvonta motivoimassa vastaajia usein mainitaan, että nimi- ja osoitetietoja ei yhdistetä vastauksiin. Yksi vastaamisen este on ajanpuute ja sitä voidaan poistaa kertomalla etukäteen vastaamiseen kuluvasta ajasta. Luottamusta tutkimusta kohtaan lisää myös se, että jossain on mainittu tutkimuksen toteuttajan yhteystiedot. Kokemukseni mukaan aika harva ottaa yhteyttä, mutta uskon, että mahdollisuus kysyä tutkimuksesta lisää luottamusta ja motivoi vastaamaan.

Vastaajia motivoi, jos painotetaan sen tärkeyttä, että kaikki vastaavat kyselyyn ja että jokainen vastaus on tärkeä. Kiva ele on myös kiittää etukäteen vastauksista. Usein vastaajia motivoimaan myös arpomalla vastaajien kesken jokin palkkio. Osaa ihmisistä motivoi se, että he näkevät itse miten tutkimuksen tuloksia käytetään jolloin arvio julkaisuajankohdasta ja paikasta voi olla merkittävä.

Tärkeää vastaamiseen vaikuttavaa tietoa on se mihin mennessä pitää vastata. Useimmat vastaavat heti, mutta osa lykkää vastaamista sopivampaan ajankohtaan. Vaikka tässä on listattu paljon asioita mitä saatekirjeessä olisi hyvä olla, niin käytännössä olen huomannut, että mitä lyhyempi saatekirje on, sitä paremmin se toimii. Jos jo saate on uuvuttavan pitkä vastaajien mielissä se indikoi sitä, että myös kyselyyn vastaaminen on uuvuttavaa.


Kiinnitä huomiota saatteen sanamuotoihin


Sanamuodot vaikuttavat paljon vastaajien motivointiin. Jos saatteessa puhutaan vain siitä miten hienoja tutkimuksia me teemme, ei vastaaja motivoidu. Mutta kun ujuttaa joukkoon sanan Sinä, hän tunnistaa itsensä ja ymmärtää asian koskettavan häntä. On huono asia luoda vastakkainasettelu tutkimuksen tekijän ja vastaajien välille. Parempi olisi luoda ajatus, että ollaan kaikki samassa veneessä. Alla esimerkkejä:

Esimerkki 1.

  • Huono: ”Opiskelen xxx-paikassa Liiketaloutta. Opintoihini kuuluu tärkeänä osana opinnäytetyö ja oman opinnäytetyöni teen SF- Caravan Lohenpyrstö ry:lle. Opinnäytteeseeni kuuluu olennaisesti Lohenpyrstön jäsenistölle suunnattu kysely. Vastaa kyselyyn xx-mennessä.”
  • Parempi: ”Hyvät SF- Caravan Lohenpyrstö ry:n jäsen. Nyt pääset kertomaan mielipiteesi ja vaikuttamaan yhdistyksen kehittämiseen. Tämä tutkimus on osa opinnäytetyötäni, opiskelen xxx-paikassa Liiketaloutta ja olen sopinut tekeväni opinnäytetyöni SF- Caravan Lohenpyrstö ry:lle. Vastaa kyselyyn xx-mennessä.”

Esimerkki 2.

  • Huono: ”Pyydämme, että kaikki kyselyn saavat vastaisivat kyselyyn. Näin saatte äänenne kuuluviin ja me pystymme kehittämään toimintaamme”
  • Parempi: “Sinun vastauksesi on meille tärkeä.  Yhdessä me pystymme kehittämään toimintaamme jäsenten toiveita vastaavaksi”


Käytin lähteenä muistilistaa laatiessani omien kokemusteni lisäksi seuraavia lähteitä:

Kiitos kuvasta Naypong at freedigitalphotos.net